海外への移住や就職に際し、日本で発行された公文書の提出を求められることがある。間違いが許されず、重要な局面で必要となる書類だが、ただでさえ種類が多岐にわたり、取得方法が複雑なものが多い。

こういった外国向けの公文書の取得や証明手続きを日本で代行してくれるのが「アポスティーユ申請代行センター®︎」。同センターの行政書士である蓜島亮先生に、外国に日本の公文書を提出する際のルールや注意点、また申請代行サービスを利用するメリットなどについて伺った。

外国に公文書を提出する必要があるのはどんな時でしょうか？
またどういった手続きを踏んで取得するのでしょうか？

蓜島先生:
外国において、日本人が結婚する、永住権を取得する、就労する、また法人の設立等の手続きを行うなどの場合に、その申請者に関して日本国政府が発行する公文書が求められることがあります。必要とされる公文書としては、戸籍謄本や住民票、登記事項証明書、法人の履歴事項証明書などがあげられます。

ただ、これらの日本語で作られた公文書を、外国の政府機関や企業などにそのまま提出しても受け入れられるわけではありません。これらが適正な公文書である証明として「アポスティーユ」や「領事承認」などを取ってくるように、と求められることがあります。

このアポスティーユや領事承認について下記に説明します。

本来、公文書の外国向け証明には2段階の手続きが必要  

本来、日本で発行された公文書が外国において適正なものと認められるためには、下記の2つの手続きを踏む必要があります。

しかし、認証不要条約とも呼ばれるハーグ条約に加盟している外国（アメリカ、イギリス、韓国など約100か国が加盟）においては、上述の公印確認と領事認証の２つの手続きの代わりに、「アポスティーユ」と呼ばれる証明を取得することで１回の手続きで完了することができます。
 

一回の手続きで完了できる「アポスティーユ」とは？
 

この赤丸部分がアポスティーユのサンプルです。日本の戸籍に対してアポスティーユ（付箋）が添付されており、これを外務省が確認・押印します。アポスティーユがあることで、海外でも適正な書類として通用することになるわけです。

個人利用で相談のある依頼はどんな内容が多いですか？
また費用はどのくらいかかりますか？

さまざまなケースでアポスティーユを求められることがありますが、サポートしているケースの多くは下記のような背景に分けられます。

手続きそのものについての知識がないケース

外国の企業、大学、政府から提出書類にアポスティーユまた領事認証を取得してくれと言われたが、手続きそのものがよく分からない、というケース。そもそもこういった国をまたいでの公的書類のやり取りはルールが煩雑なため、ご自身で調べるよりはプロに任せたい、というご依頼が多いです。

時間がないので代理でお願いしたい！というケース

至急にアポスティーユ・領事認証を取得して海外に送る必要があるので、一日でも早く認証を取得したい！というケース。遠方に住んでいて、東京の大使館・領事館に申請に行くと費用や時間を無駄にしてしまう、あるいは渡航前の多忙な平日の昼間に何度も手続きの為に外出したくない、などの時間短縮のために代理で取得して欲しいという依頼も多いです。

翻訳からアポスティーユ取得までをまとめて依頼したいというケース

公文書・私文書の翻訳から、アポスティーユ・領事認証を取得までを一気通貫で依頼したいというケース。英語に自信がない方に喜ばれています。また英語のほかにも、中国語、韓国語、スペイン語など多言語で翻訳をお受けしています。

文書の受け取り先になってほしい、また海外発送を依頼したいケース

海外在住なので大学に発行してもらう卒業・成績証明書の受け取り先になってもらい、認証を取得して海外発送してほしい、という受け取り・発送まで含めたご依頼もあります。


このように多岐にわたる相談依頼をワンストップでお受けしています。

費用についてですが、ご相談は無料にて承ります。事案ごとに費用が異なりますので、ご相談を受けた際に見積り金額を提示させていただいております。こちらからお問い合わせください。

ハワイに関しては、どんなサービスを多く提供していますか？

ハワイ不動産売買契約書のサインの公証アポスティーユが増えています。

ハワイに住む(就労や留学、結婚など)ために必要な書類全般のサービスを提供しておりますが、特にご依頼が多いのはハワイ不動産売買に関するサービスです。 近年「ハワイの不動産売買に関して、日本に居ながら譲渡契約書のサインの公証アポスティーユを取得するにはどうしたら良いのでしょうか？」というお客様からのお問合せが多いのを実感しています。

海外不動産を売買するにあたり、実質的な距離の問題や現地との時差の問題などは、ここ数年で進化した様々なテクノロジーの恩恵によって物理的なハードルはかなり下がりました。 しかし、不動産の超先進国であるアメリカであっても不動産という資産の特性上、全てをデジタル化するところまではまだ行き着いていません。アメリカ不動産売買時に必要な手続きで唯一デジタル化できていないのが「公証」です。

「公証」とは、当該不動産を売買するにあたり、売主/買主がそれぞれ「本人である」ことを証明するための手続きのことです。電子署名によりほとんどの手続きをオンライン上で行うこと可能となりましたが、最終段階では「その手続を進めてきたのが本当に当該不動産の所有者であり、また購入者である」ということを公的に証明する必要があるわけです。

不動産売買契約の最後の手続きとして「Deed」（譲渡証）という書類をエスクローが弁護士を通して作成します。この「Deed」が登記所で登記されることになるという、非常に重要な書類です。よって、最後にこの書類へ署名をしたのが本人であることの証明を取り付ける必要があるのです。

もちろん売買手続期間の最終段階においてハワイ渡航が可能な場合、ハワイ現地のエスクローオフィスなどで直接サイン・認証手続が可能ですが、仕事や家庭のご事情でその時期にハワイに渡航出来ない方も多くおられます。ましてやコロナ禍が長期化するなかで、思うようにハワイに出かけられず、公証は日本でされるというお客様が増えているのが現状です。

日本での公証手続きの手順とは？

では、実際に日本での公証手続きとはどのような手順を踏むのかというと、下記のように煩雑なものになっています。

返送期限のある書類を、速やかに海外に郵送しなければならない時期に、自分で公証役場、法務局、外務省、駐日大使館に足を何度も運び、認証を取得するのは時間的に大きなロスが生じます。コロナ禍以降、外務省、駐日大使館もまずは予約を取らないと受付もしてもらえない現状です。また間違った形で認証を行ってしまうと提出先から再提出を求められ、時間や費用の損失につながりかねません。

このような事情から、ハワイ不動産売買に必要な公証アポスティーユ申請代行のご依頼、パスポート認証の代行依頼を多くいただいているのです。
 

アポスティーユ申請代行センター®︎の強みを教えて下さい。

スピード対応可能・直接海外発送も可能

各国大使館、外務省、公証役場にほど近くの東京都千代田区に事務所を構えていますので、私文書の場合は最短1営業日、公文書の場合は最短１週間程度で取得という立地をいかしたスピード対応ができます。また、英語はもちろんのこと、主要国語への書類の翻訳対応、必要書類の事務所からDHL、FEDEX、EMSを利用した直接海外発送も可能です。

ハワイ不動産エージェントとも連携

そして、ハワイ不動産売買に関しては、当事務所所属行政書士であると同時にハワイ州不動産エージェント(RS-82705)でもあるヴィジル裕子と連携しながらお客様にサービスを提供できます。

アポスティーユ申請代行センター®︎へのご相談、ご依頼はこちらのリンクからどうぞ。